27 октября 2023 в 12:46 Обновление: 3 февраля 2024 в 23:39 
Что такое безнадежная дебиторская задолженность?
Дебиторская задолженность, которую невозможно взыскать с контрагента, называется безнадежной. Она не способна генерировать доходы для предприятия и фактически представляет собой только следы прошлой деятельности в финансовом выражении.
С учетом требований подп. 2 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ при определении налоговой базы по налогу на прибыль организация вправе учесть в составе внереализационных расходов суммы безнадежной задолженности. Поэтому важно понимать, какие долги могут быть отнесены к безнадежной задолженности, как правильно отражать безнадежную задолженность в бухгалтерском и налоговом учете.
Безнадежной дебиторской задолженностью можно также назвать долги, которые должны были быть возвращены клиентами, но которые, не могут быть взысканы. Такая безнадежная дебиторская задолженность считается неликвидным активом компании.
Несмотря на то, что безнадежная задолженность на небольшие суммы может не оказать заметного влияния на бизнес, наличие крупных или множественных неоплаченных счетов может серьёзно ухудшить финансовое состояние компании, увеличить риск банкротства. Безнадежная задолженность также усложняет работу бухгалтерии, т.к. требует определенной работы с ней, правильного оформления и учета.
Попытка взыскания безнадежной дебиторской задолженности может привести к безрезультатной трате времени и ресурсов.
Безнадежная дебиторская задолженность может возникнуть по нескольким причинам. Например, частой причиной появления безнадежной дебиторской задолженности является банкротство должника. Еще причинами невозможности взыскания долгов может стать неизвестность местоположения должника, обман со стороны контрагента, отсутствие документов, подтверждающих наличие для взыскания долга.
Анализируя данные о безнадежных долгах, можно получить важную информацию о том, как компания управляет кредитными рисками и какие у нее клиенты. Если, например, компания обнаруживает, что ее безнадежная дебиторская задолженность остается на одном уровне или увеличивается, это может указывать на то, что компания работает с высокорисковыми клиентами. В таком случае компании следует пересмотреть и усилить процедуры проверки потенциальных контрагентов.
Требования к безнадежным долгам
Безнадежной признается дебиторская задолженность в следующих случаях (ст. 266 Налогового кодекса РФ):
1. Прекращение обязательств в связи с ликвидацией предприятия-должника
2. Прекращение обязательств на основании решения государственного органа.
3. Истечение срока исковой давности, который, согласно ст. 196 Гражданского кодекса РФ, составляет три года.
4. Должник является физическим лицом, прошедшим процедуру банкротства, что освобождает его от дальнейших обязательств перед кредиторами.
5. Окончание исполнительного производства судебными приставами из-за невозможности взыскания долга, в том числе по причинам отсутствия у должника имущества, денежных средств или невозможности установить местонахождение должника.
Задолженность может быть признана безнадежной с точки зрения налогового учета вне зависимости от того, предпринимал ли налогоплательщик какие-либо действия к ее взысканию.
Какую задолженность нельзя признать безнадежной
Отдельно существует понятие «сомнительная задолженность». Данный термин применяется к долгам, не погашенным в оговоренные договором сроки и не имеющим гарантий возврата (согласно п. 70 Положения по бухгалтерскому учету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 года № 34н). Такие долги также могут называться просроченными или неистребованными.
В отличие от безнадежной задолженности, сомнительные долги еще могут быть возвращены.
Нельзя признать безнадежной задолженность умершего гражданина по основанию его смерти (ст. 418 Гражданского кодекса РФ). Поскольку в большинстве случаев обязательства по погашению денежных требований допускают правопреемство, то долги умершего гражданина могут перейти по наследству к наследникам. Дебиторскую задолженность в связи со смертью можно списать, если истекли сроки давности для взыскания.
Как оформить списание безнадежной дебиторской задолженности?
Для списания дебиторской задолженности существуют разные подходы в налоговом и бухгалтерском учете:
1. В налоговом учете (НУ):
Списание на убытки: организация может сразу списать безнадежную дебиторскую задолженность на убытки.
Создание резерва: другой вариант – создать резерв под сомнительные долги и постепенно списывать на него невозвратные задолженности.
2. В бухгалтерском учете (БУ):
Формирование резерва обязательно, здесь организация обязана создать резерв под сомнительные долги.
Можно также использовать резерв для погашения. Этот резерв затем используется для покрытия задолженностей, которые не представляется возможным взыскать.
Таким образом, в бухгалтерском учете обязательно должно быть предусмотрено создание резерва, в то время как в налоговом учете организация имеет выбор между непосредственным списанием долга на убытки или использованием резерва.
Есть отдельная категория долгов, которые нельзя списать в налоговом учёте. Это ситуация, когда компанию-должника исключили из ЕГРЮЛ налоговым органом из-за несданной отчётности, отсутствия операции по банковским счетам. В данном случае компании нужно ждать три года, когда истекут сроки исковой давности. И только потом списывать долг.
Датой признания задолженности безнадежной будет, соответственно, дата составления документа, дата внесения записи в ЕГРЮЛ о ликвидации организации, дата составления акта государственного органа, дата вынесения постановления судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства.
Для погашения безнадежной дебиторской задолженности в учете необходимо провести ее инвентаризацию.
Порядок проведения инвентаризации:
1. Обычно инвентаризация безнадежной дебиторской задолженности проводится в конце года, перед составлением баланса, но возможно проведение и в другие периоды, например, по итогам квартала или полугодия.
Правовое обоснование: Приказ № 49 от Минфина РФ, а также Методические рекомендации, утвержденные этим приказом, регламентируют процедуру инвентаризации.
2. Оформление необходимых документов.
Чтобы провести процедуру инвентаризации нужно издать:
— приказ о проведении инвентаризации, используется унифицированная форма № ИНВ-22;
— акт инвентаризации, в нем фиксируется состояние расчетов с покупателями и прочими дебиторами (форма № ИНВ-17);
— составить таблицу с информацией о дебиторах, используется приложение к форме № ИНВ-17, включающее наименование дебиторов, сумму долга, дату его возникновения и другие важные сведения.
Указанные формы документов (№ ИНВ-22 и № ИНВ-17) утверждены соответствующими приказами и постановлениями, включая приказ Минфина № 49 и постановление Госкомстата от 18.08.98 № 88.
Проведение такой инвентаризации является важным шагом в процессе управления дебиторской задолженностью и её погашения в учете, поскольку позволяет точно оценить ситуацию и минимизировать финансовые потери компании.
По завершении инвентаризации безнадежной дебиторской задолженности и подготовке соответствующей документации, бухгалтер может перейти к списанию этой задолженности. Для этого необходимо выполнить ряд процедур:
1. Подготовка приказа директора:
Документ должен быть оформлен на основании результатов инвентаризации. В приказе указывается решение о списании безнадежной дебиторской задолженности, ссылаясь на соответствующие документы и нормы законодательства.
2. Составление бухгалтерской справки:
Справка должна содержать подробные расчеты и обоснование списания задолженности. Данный документ включает анализ дебиторской задолженности, обстоятельства, приведшие к ее признанию безнадежной, и меры, предпринятые для ее взыскания.
3. Подготовка документов по сделке с должником:
Сюда входят копии договоров, накладных, платежных поручений и прочих документов, подтверждающих существование долга и попытки его взыскания. Важно иметь полный пакет документов, чтобы подтвердить законность и обоснованность списания задолженности.
4. Учет прерывания срока исковой давности:
Если были действия по прерыванию срока исковой давности (например, направление претензий или исковых заявлений), необходимо подготовить соответствующие документы (акты сверки, копии писем и прочее).
После выполнения этих действий бухгалтер совершает соответствующие проводки в бухгалтерском учете для отражения списания безнадежной дебиторской задолженности. Этот процесс важен не только для корректного ведения учета, но и для обеспечения прозрачности и правильности финансовых операций компании
Балдин Дмитрий Александрович Директор адвокатского бюро «Правовая гарантия».
Адвокат с опытом более 20 лет.